Role-Based Pricing erklärt: Warum dein Monteur nicht den CEO-Preis zahlen sollte
Das Problem mit “One Size Fits All”
Du kennst das Spiel: Du findest eine Software, die alles kann, was du brauchst. Du klickst auf “Preise” und siehst: 49 Euro pro User pro Monat. Klingt erst mal okay — bis du nachrechnest.
Dein Team besteht nicht nur aus Power-Usern, die jeden Tag im CRM arbeiten, Reports ziehen und Workflows bauen. In einem typischen KMU gibt es Geschäftsführer, die alles brauchen. Sachbearbeiter, die das CRM und Projektmanagement nutzen. Und Mitarbeiter im Außendienst, die eigentlich nur den Chat öffnen und ihre Zeiten erfassen wollen.
Trotzdem zahlen alle den gleichen Preis. Das ist nicht fair — und für KMUs ein echtes Problem.
Ein Beispiel: Das 20-köpfige Handwerksunternehmen
Stell dir ein Handwerksunternehmen mit 20 Mitarbeitern vor:
- 2 Geschäftsführer — brauchen vollen Zugang: CRM, Finanzen, Reports, Dashboards
- 3 Büromitarbeiter — arbeiten täglich mit CRM, Projektmanagement und Dokumenten
- 15 Monteure — brauchen den Team-Chat, Zeiterfassung und vielleicht den Kalender
Bei klassischem Pricing
Die meisten Plattformen kennen nur einen Preis pro User:
20 User × 49 €/Monat = 980 €/Monat
Das sind 11.760 Euro pro Jahr — und 15 deiner 20 Mitarbeiter nutzen davon vielleicht 10 % der Funktionen. Du zahlst für 15 CRM-Vollzugänge, die niemand öffnet.
Die Konsequenz? Viele KMUs entscheiden sich, nur einen Teil des Teams anzumelden. Die Monteure bekommen keinen Zugang, kommunizieren weiter über WhatsApp, und die Vorteile einer zentralen Plattform verpuffen.
Bei Role-Based Pricing
Mit rollenbasierter Preisgestaltung sieht die Rechnung anders aus:
| Rolle | Anzahl | Preis/Monat | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Full User (Geschäftsführer) | 2 | 49 € | 98 € |
| Standard User (Büro) | 3 | 29 € | 87 € |
| Light User (Monteure) | 15 | 9 € | 135 € |
| Gesamt | 20 | 320 €/Monat |
320 Euro statt 980 Euro. Das sind 67 % weniger.
Auf das Jahr gerechnet: 3.840 statt 11.760 Euro — eine Ersparnis von fast 8.000 Euro. Und alle 20 Mitarbeiter sind an Bord.
Warum nicht jeder Vollzugang braucht
Die Idee hinter Role-Based Pricing ist einfach: Nicht jeder Mitarbeiter braucht jede Funktion. Ein Monteur auf der Baustelle will:
- Nachrichten im Team-Chat lesen und schreiben
- Seine Arbeitszeiten erfassen
- Vielleicht den Kalender sehen
Was er nicht braucht:
- CRM-Kontakte verwalten
- Finanz-Reports erstellen
- Workflows konfigurieren
- Rechnungen schreiben
Warum sollte er dafür zahlen?
Was der Wettbewerb macht
Schauen wir uns an, wie etablierte Plattformen ihre Preise gestalten:
| Anbieter | Modell | Preis/User/Monat | Differenzierung |
|---|---|---|---|
| Monday.com | Pro Plan | 24 € | Gleich für alle |
| Salesforce | Professional | 80 € | Gleich für alle |
| HubSpot | Professional | ab 90 € | Gleich für alle |
| Asana | Business | 24,99 € | Gleich für alle |
| NAVIO | Role-Based | 9–49 € | Nach Rolle |
Die meisten Anbieter bieten zwar verschiedene Tarife an (Basic, Pro, Enterprise), aber innerhalb eines Tarifs zahlt jeder User denselben Preis. Das funktioniert für Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter ähnliche Aufgaben haben. Für KMUs mit gemischten Teams — und das sind die meisten — ist es ein Nachteil. Wie NAVIO im Detail gegen Monday.com und Zoho abschneidet, zeigen unsere Vergleiche: NAVIO vs Monday und NAVIO vs Zoho.
Wie Role-Based Pricing funktioniert
Bei NAVIO gibt es vier User-Typen, die sich an der tatsächlichen Nutzung orientieren:
Full User (49 €/Monat, 39 € jährlich)
Für Geschäftsführer und Administratoren. Voller Zugang zu allen Modulen: CRM, Finanzen, Dashboards, Reports, Einstellungen, Nutzerverwaltung.
Standard User (29 €/Monat, 23 € jährlich)
Für Sachbearbeiter und Teamleiter. Zugang zu CRM, Projektmanagement, Dokumenten, Kommunikation — ohne administrative Funktionen und erweiterte Finanz-Features.
Light User (9 €/Monat, 7 € jährlich)
Für Außendienst, Werkstatt, Lager. Chat, Zeiterfassung, Kalender, Aufgabenansicht. Die wesentlichen Funktionen für den Arbeitsalltag, ohne Overhead.
Guest User (kostenlos)
Für externe Partner, Kunden oder Freelancer. Eingeschränkter Zugang zu geteilten Projekten oder Konversationen. Keine Kosten, keine Hürden.
Rechenbeispiele für verschiedene Teamgrößen
Kleines Team (8 Mitarbeiter)
- 1 Full, 3 Standard, 4 Light
- Monatlich: 49 + 87 + 36 = 172 €
- Klassisch (8 × 49 €): 392 € → 56 % Ersparnis
Mittleres Team (30 Mitarbeiter)
- 3 Full, 7 Standard, 15 Light, 5 Guest
- Monatlich: 147 + 203 + 135 + 0 = 485 €
- Klassisch (30 × 49 €): 1.470 € → 67 % Ersparnis
Großes Team (80 Mitarbeiter)
- 5 Full, 15 Standard, 50 Light, 10 Guest
- Monatlich: 245 + 435 + 450 + 0 = 1.130 €
- Klassisch (80 × 49 €): 3.920 € → 71 % Ersparnis
Je größer das Team und je gemischter die Rollen, desto größer der Vorteil.
Faire Preise = bessere Adoption
Der vielleicht wichtigste Effekt von Role-Based Pricing: Mehr Mitarbeiter nutzen die Plattform tatsächlich. Wenn der Light-User-Zugang nur 9 Euro kostet, gibt es keinen Grund, den Monteur auszuschließen. Und wenn alle im selben System arbeiten, funktioniert die Plattform erst richtig.
Keine WhatsApp-Gruppen mehr neben dem offiziellen Chat. Keine Excel-Listen neben dem CRM. Keine Zettelwirtschaft neben der digitalen Zeiterfassung. Erst wenn alle an Bord sind, entfaltet eine Plattform ihr volles Potenzial.
Fazit
“Pro User” klingt fair — ist es aber nicht, wenn alle User über einen Kamm geschoren werden. Role-Based Pricing erkennt an, dass verschiedene Rollen verschiedene Bedürfnisse haben. Das Ergebnis: niedrigere Kosten, höhere Adoption und ein Team, das tatsächlich auf derselben Plattform arbeitet.
Dein Monteur braucht keinen CEO-Zugang. Und er sollte auch nicht dafür zahlen.
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